La optimización de las herramientas de gestión documental en determinados departamentos de una compañía puede reducir en un 31% sus costes.
Tras el primer encuentro virtual organizado por Entel, “Más allá de los documentos en SAP”, una de las principales conclusiones obtenidas ha sido que con una optimización de herramientas de gestión documental una compañía podría tener un considerable ahorro de costes, con una automatización adecuada en la gestión de facturas de proveedores y una optimización en las tareas del departamento de RR.HH.
Para Entel, la Gestión Documental en SAP es actualmente una de las áreas estratégicas, con referencias en ISOLUX, CEMEX, CEPSA, VODAFONE, Telefónica, SPAR, Gallina Blanca, etc, fortalecido con alianzas con INDRA, Everis, Tecnocom integran soluciones con SAP, Oracle, Documentum, OpenText, Esker, IXOS, ReadSoft, Alfresco.
Txema Fernández, Gerente de soluciones SAP de Entel ha comentado:
“Estamos muy satisfechos con la acogida que ha tenido este primer encuentro virtual, por lo que la compañía se ha propuesto realizar al menos un encuentro anual de estas características que sirva como punto de referencia para los profesionales del sector TIC”.
El encuentro ha sido posible tras la integración al grupo Entel de VisualMente, empresa especialista en Eventos, Ferias y soluciones de negocio basadas en Entornos Virtuales y de DCL Consultores, empresa dedicada a la Gestión Documental y de Contenidos en los entornos tecnológicos Open Text, Ixos, SAP y ESKER.
El encuentro virtual contó con más de 100 inscritos del sector; los contenidos estarán disponibles hasta el próximo 28 de febrero.
Sobre Gestión Documental:
Gestión Documental, una herramienta imprescindible para controlar la información
Las soluciones de Gestión Documental de SAP proporcionan una visión general de los recursos digitales de una compañía.
Es imprescindible para que las compañías puedan controlar su activo más importante que es la información. Según estimaciones de Gartner, del 30 al 70 % del tiempo de trabajo se utiliza para la gestión de documentos y el coste de esta gestión representa del 6 al 15% de los ingresos de una compañía.
Las empresas que más demandan este tipo de soluciones según la experiencia de Entel son las empresas del sector farmacéutico, las administraciones públicas, las empresas de ingeniería y construcción así como las utilities, compañías de telecomunicaciones y el sector financiero, son candidatos.
Los beneficios que se obtienen son tangibles para cualquier compañía con independencia de su tamaño.
Una solución para mejorar el rendimiento del departamento de RR.HH
Los servicios de Gestión Documental son necesarios para mejorar la eficiencia de los departamentos de RR.HH. y convertirlos en uno de los departamentos más estratégicos.
Según OIMA (Institute of Management and Administration), un sistema de gestión documental puede reducir hasta un 25% las actividades de copiado y archivado de contenido en un departamento de RR.HH. Los beneficios para este departamento estratégico que tenga implementados sistemas de Gestión Documental son claros: más eficacia y calidad de los procesos; menor tiempo de búsqueda; menor coste de transporte, coste e impresión; menores costes de almacenamiento y mayor seguridad y control sobre la información.
La automatización de facturas electrónica
La facturación electrónica ofrece ventajas competitivas para las compañías como un menor coste que la factura en papel, con la misma garantía de autenticidad, garantizando la integridad del contenido y añadiendo un ahorro en costes de material, en costes humanos, costes logísticos y manipulados y un menor coste de almacenaje. No sólo repercute en ahorros de costes, según datos de OIMA, sino que puede reducir en más de la mitad el proceso de aprobación de las mismas, bajando el número de facturas perdidas en un 66%.
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